Tietosuojaseloste (päivitetty 26.1.2025)
Rekisterinpitäjä
AI Payroller Oy (y-tunnus 3497473-5) vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelystä. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen samuli@aipayroller.com tai puhelimitse numeroon 045 1520 680.
Rekisteröidyt
Tietosuojaseloste kattaa AI Payroller Oy:n asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, työntekijöiden sekä markkinointiviestinnän kohderyhmän henkilötietojen käsittelyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään AI Payroller Oy:ssä palvelujen tuottamiseksi ja toimittamiseksi asiakkaille, mikä sisältää esimerkiksi tilausten hallinnan ja asiakassuhteen ylläpidon. Lisäksi henkilötietoja käytetään laskutukseen ja maksujen käsittelyyn. Yritys käsittelee henkilötietoja myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Markkinointiviestinnän osalta henkilötietoja käytetään asiakashankintaan liittyvään oikeutettuun etuun taikka rekisteröidyn antamaan suostumukseen perustuen. Säilytämme keräämiämme henkilötietoja vain niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, ellei pidempi säilytysaika ole lain vaatima.
Käsiteltävät henkilötiedot
AI Payroller Oy käsittelee rekistereissään henkilötietoja kuten rekisteröidyn nimi, yhteisö, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite. Asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten tilaus- ja tukihistoria sekä laskutustiedot, kuuluvat myös käsittelyn piiriin. Lisäksi käsitellään työsuhteeseen liittyviä tietoja, kuten työsopimus ja palkanmaksutiedot. Markkinointiviestinnän kohderyhmän osalta käsitellään erityisesti yhteystietoja ja markkinointilupatietoja.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Asiakkaat ja työntekijät antavat tietojaan esimerkiksi asiakassuhteen tai työsuhteen alkaessa ja niiden aikana. Lisäksi tietoja voidaan saada, kun rekisteröity lähettää meille viestin verkkosivustomme kautta, sähköpostitse tai on muutoin meihin yhteydessä. Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan saada myös hänen työnantajansa toimittamista tiedoista sekä julkisista lähteistä tai rekistereistä. Tietoja voidaan lisäksi yhdistää ja yhdistellä eri lähteistä saatujen tietojen perusteella.
Rekistereihin voidaan kerätä tietoja myös automaattisesti, kun rekisteröity käyttää verkkosivustojamme. Näihin menetelmiin kuuluvat evästeet, verkkojäljitteet ja muut teknologiat sekä verkkoanalyysipalvelut. Evästeitä käytetään parantamaan käyttäjäkokemusta, seuraamaan verkkosivuston käyttöä ja kohdentamaan markkinointiviestintää. Rekisteröity voi estää automaattisen tietojen keräämisen poistamalla evästeet käytöstä selaimen asetuksista, tämä voi heikentää käyttäjäkokemusta ja sivuston toimintaa.
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei laki tai viranomaisten määräys toisin edellytä. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa yrityksen sisällä tarvittaville henkilöille heidän tehtäviensä hoitamiseksi sekä liiketoiminnan myynnin yhteydessä.
Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
AI Payroller Oy käsittelee henkilötietoja pääasiassa Euroopan unionin alueella, mutta käyttää myös luotettavia palveluntarjoajia Euroopan unionin ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ulkopuolelle vain, jos tietosuojalainsäädännön vaatimukset täyttyvät ja riittävät turvatoimet ovat varmistettu.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekistereihin tallennetut tietonsa ja vaatia virheellisten tietojen oikaisua. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, rajoittaa tietojensa käsittelyä sekä vastustaa tietojensa käsittelyä. Markkinointiviestinnän kohderyhmässä rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus markkinointiviestinnälle. Näiden oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.
Tietoturva
Henkilötietojen suojaamiseksi AI Payroller Oy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Näitä ovat esimerkiksi tietojen salaaminen, käyttöoikeuksien hallinta ja henkilöstön koulutus tietosuoja-asioissa.
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa, esimerkiksi lainsäädännön tai liiketoiminnan muutosten vuoksi. Päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan AI Payroller Oy:n verkkosivuilla ja se tulee voimaan heti julkaisuhetkestä alkaen.
